Data based Management

हल्ली “data” असा शब्द ऐकला की पटकन डोळ्यासमोर software किंवा माहिती तंत्रज्ञान हे जग डोळ्यासमोर येते. प्रत्यक्षात मात्र डेटा म्हणजे कुठलीही संकलित केलेली माहिती जिच्यावर कुठलेही संस्कार / विश्लेषण झालेले नसते. असा डेटा विश्लेषण करण्यासाठी वापरण्यासाठी उपयुक्त ठरतो, ज्यातून पुढे कृती करून अपेक्षित परिणाम घडवून आणता येतात. बहुतेक कंपन्या समस्या सोडविण्याच्या वेगवेगळ्या कौशल्यांचे प्रशिक्षण त्यांच्या कर्मचाऱ्यांना सतत देत असतात. पण त्या शिक्षणाचा पुरेसा उपयोग करून घेतांना दिसत नाहीत. प्रत्यक्षात असे आढळून येते की अगदी क्वचितच डेटाचा उपयोग विश्लेषण करण्यासाठी वापरला जातो.

विश्लेषण करण्यासाठी अनेक पद्धती उपलब्ध आहेत, तरीसुद्धा असे आढळते की बहुतेक मॅनेजर्स माहितीच्या विश्लेषणावर [data analysis] अवलंबून न राहाता स्वतःच्या अनुभव अथवा मतांवर अवलंबून निर्णय घेत असतात. त्यामुळे अचूक निर्णयाची शक्यता कमी होते. कुठलीही समस्या सोडविण्याची योग्य पद्धत अशी समस्येसंबंधित खरी आणि योग्य माहिती गोळा करणे, पद्धतशीरपणे त्याचे विश्लेषण करणे, त्यातून सुयोग्य निष्कर्ष काढणे आणि निर्णय घेणे, आणि प्रत्यक्ष कृती करून अपेक्षित परिणाम घडवून आणणे. यालाच प्रभावी व्यवस्थापन म्हणता येते.

आता मी स्वतः निवृत्त झालो असलो तरी बऱ्याच वेळा माझे काही पूर्वीचे तरूण सहकारी सहज भेटायला येत असतात. अशाच एका प्रसंगी निलय (ह्याचा उच्चार तो बंगाली असल्याने, निलोय असा होतो) आला होता. थोड्याशा अवांतर गप्पा झाल्यावर त्याने मला विचारले “सर, ‘माहिती आधारित व्यवस्थापन आणि त्याची उपयुक्तता ह्या सम्बंधित तुमचा एखादा अनुभव सांगता का?” असे प्रश्न म्हणजे मला तरी माझ्या स्मरणशक्तीला खुराक मिळाल्यासारखे वाटतात. “निलय, आता विचारतोच आहेस म्हणून सांगतो असा एक अनुभव जो मला अगदी स्पष्टपणे आठवत आहे.

मी एक रबराचे सुटे भाग बनवणाऱ्या कारखान्यात त्यांच्या मॅनेजमेंटच्या विनंतीवरून भेटावयास गेलो होतो. त्यांनी मला त्यांच्या उत्पादन प्रक्रियेची तपासणी [ऑडीट] करून सल्ला देण्याची विनंती केली, कारण ग्राहकांच्या तक्रारी वाढत चालल्या होत्या. जास्त माहिती घेतल्यावर असे कळले की एका विशिष्ट सुट्या भागाबद्दल बहुतेक सर्व तक्रारी येत होत्या. ते निदर्शनास आणल्यावर कंपनीचे मालक अभिमानाने म्हणाले, “अहो, हे ग्राहकच तक्रारखोर आहेत आणि उगीचच्या उगीच तक्रारी करण्याची त्यांची प्रवृत्ती दिसते. आमच्या कंपनीत अतीशय सदोष पार्ट ग्राहकांकडे जाणे शक्यच नाही. अजून एक लक्षात आले की ह्या सुट्या भागाचे उत्पादन दररोज चोवीस तास तीन शिफ्टमध्ये होत होते.

माझ्या आधीच्या अनुभवांमुळे त्या मालकाची ही माहिती मला अजिबात पटण्यासारखी नव्हती कारण माझा असा ठाम विश्वास आहे की बहुतेक ग्राहक विनाकारण उगाचच तक्रारी करत नाहीत. त्यांना सप्लायरने पाठवविलेल्या मालापासून काहीतरी त्रास झाल्याशिवाय, तक्रार करण्यात वेळ वाया घालवायला त्यांना अजिबात फुरसत नसते. ग्राहक आपल्या स्वतःच्या कामात आणि विवंचनात पुरेसे व्यग्र असतात.

त्या मालकाचे म्हणणे हे फक्त त्याचे मत होते. अशी मते फक्त वाद आणि गैरसमज निर्माण करू शकतात. सत्य माहित होण्यासाठी मी त्यांच्या गुणवत्ता तपासणीच्या नोंदी बघावयास मागितल्या. उत्पादन विभागातील कामगारांनी दर अर्ध्या तासांनी त्या विशिष्ट सुट्या भागाच्या गुणवत्तेच्या मापकांची नोंद करणे आवश्यक होते. जर काही मापदंड बरोबर नसतील तर उत्पादन प्रक्रियेत सुधारणा करून ती पुन्हा सुरु करणे आवश्यक आणि अपेक्षित होते.

निलय, माझ्या अनुभवांमुळे अशा माहितीच्या तपशीलाकडे बघून मला बरच काही समजत असे. थोड्याशा अनिच्छेने आणि कुरकुरत त्या कर्मचाऱ्याने तपासणी करून, सह्या केलेले गुणवत्तेचे तपशील मला बघण्यास देण्यात आले. प्रत्येक पाळीच्या उत्पादनाच्या तपशिलाचा वेगळा तक्ता होता. कुठल्याही प्रक्रियेमध्ये भागाभागात आणि वेळेवेळेत सतत छोटेछोटे बदल होत असतात व ते बदल केलेल्या मोजणीमध्ये दिसून येतात. माझ्या असे लक्षात आले की पहिल्या आणि दुसऱ्या पाळीमधील तक्त्यांमध्ये तसे छोटेछोटे बदल दिसत होते. परंतु रात्रीच्या तिसऱ्या पाळीतील तक्त्यामध्ये असे बदल दिसत नव्हते. सर्व मोजमापे अपेक्षांप्रमाणे दिसत होती, परंतु ती सर्व एकसारखी होती. हे खरे असणे शक्यच नव्हते. ह्याचा अर्थ असा होता की अपेक्षेप्रमाणे माहिती नमूद केलेली होती, पण ती खरी नव्हती. मी त्या मालकांना स्पष्टपणे सांगितले की रात्रीच्या पाळीतील कर्मचाऱ्याचा आत्मविश्वास जरा जास्त होता किंवा तो आळशी होता की ज्यामुळे प्रत्यक्षात तपासणी न करता, किंवा मोजणी न करता तो फक्त तक्ता भरण्यासाठी नोंदी करत होता. मालक उत्तरले “हे शक्यच नाही. माझ्या कर्मचाऱ्यांवर माझा पूर्ण विश्वास आहे आणि त्यांच्या कामाची शिस्त पण उत्तम आहे.”

आता अशा मालकाच्याच मतप्रदर्शनाला मी आव्हान तरी कसे देणार? शेवटी मी मुद्दाम उशिरापर्यंत थांबून त्या रात्रपाळीच्या कर्मचाऱ्याची भेट घेतली. त्याला थोडे विश्वासात घेऊन त्याला कोणतीही शिक्षा होणार नाही अशी खात्री दिल्यावर तो बोलता झाला. आपल्या उत्पादन प्रक्रियेत बदल होत नसतात अशा विश्वासामुळे तो मोजमाप न करताच तो आधीच्या नोंदींप्रमाणे नवीन नोंदी करत असे. त्याने आपली चूक कबूल करून मनापासून क्षमा मागितली आणि ह्यापुढे अशी चूक करणार नाही ह्याची ग्वाही पण दिली. हे सर्व कळल्यावर मालकांना पण खरी माहिती आणि त्याचे विश्लेषण ह्याचे महत्व पटले आणि खरे बोलल्याबद्दल अत्यंत उदार मनाने त्यांनी त्या कामगाराला पण क्षमा केली. तीनही पाळ्यांमध्ये गुणवत्तेच्या मापदंडांची मोजणी योग्य प्रकारे सुरु झाल्यामुळे लवकरच ग्राहकांच्या तक्रारीही थांबल्या.

निलय, डेटावर आधारित व्यवस्थापनाची ही एक लहानशी चुणूक. ह्याचाच अर्थ असा की कोणताही निष्कर्ष काढण्यापूर्वी प्रक्रियेतील खरी माहिती आणि त्याचे विश्लेषण आवश्यक असते. तुला कदाचित लक्षात असेलही की माझ्या कार्यकाळात सुद्धा खरोखरच्या माहितीसाठी मी किती ठाम असायचो. चुकीच्या माहितीवर आधारित निष्कर्ष चुकीचे होऊ शकतात. हे थोडे दलदलीत रुतण्यासारखे किंवा पाण्यावर चालण्यासारखे असते.”

माहिती आधारित व्यवस्थापनामुळे होणारे चुकीचे निर्णय टाळता येतात. वैयक्तिक मत व्यक्तीसापेक्ष असते. आणि त्यामुळे अगदी सहजी मतभिन्नता आणि वाद उद्भवू शकतात. म्हणूनच योग्य निर्णयाप्रत येण्यासाठी डेटा विश्लेषणाची वेगवेगळी तंत्रे वापरली जातात. उदाहरणार्थ, समस्या निराकरणाची सात साधने [7 tools for problem solving], नवीन सात साधने [new seven tools], डिझाईन ऑफ एक्सपेरीमेंट [design of experiment ], संख्याशास्त्राची साधने [statistical techniques] इत्यादी.

माहितीच्या आधारित विश्लेषण करण्याचा भक्कम पाया असल्यास आपोआपच वैयक्तिक मते आणि काही वेळा चुका दडवण्याची आवश्यकता रहात नाही. अशा पद्धतीने काम केल्यास येणाऱ्या पारदर्शकता आणि स्पष्टतेमुळे समस्या निराकरण जास्त खात्रीलायक आणि कायमचे होते.

ह्यानंतर थोड्या वेळाने निलय माझे आभार मानून घरी परतला. माझी खात्री आहे की एक चांगला मॅनेजर होण्यासाठी त्याला थोडेसे ज्ञान प्राप्त झाले होते.

बोटीत बसून छाती फुटेस्तोवर नुसतीच धावपळ केल्याने किनारा गाठता येत नाही.

विश्वास दात्ये यांच्या ऐकलंत का ! या इ-पुस्तकातील लेख.
हे इ-पुस्तक आपण खालील लिंकवर खरेदी करु शकता.

किंमत : रु.१००/-
सवलत किंमत : रु.८०/-
https://marathibooks.com/books/aiklat-ka-by-vishwas-datye/