विश्वास दात्ये
आपल्याला सर्वांनाच हे माहित आहे की गरज ही शोधाची जननी असते. मला अशा अनेक प्रसंगांना सामोरे जावे लागले की जेथे मला पटले की गरज ही नाविन्यपूर्ण कल्पक विचारांची सुद्धा जननी असते. ही कथा अशाच एका कल्पक विचाराची आहे.
२००४ साली मी एका उच्च्य तंत्रद्यानाचा वापर करावा लागत असलेल्या कंपनीचा प्रमुख होतो. ही बहुराष्ट्रीय कंपनी होती. चीनच्या शांघाय शहरापासून १०० किलोमीटर वर असलेल्या सुच्यो ह्या शहरात होती. आम्ही त्या कंपनीत कॅमेरा लेन्सेस चे उत्पादन करीत होतो, जे मोबाईल फोन करता आवश्यक होते. आमचा सर्वात मोठा कस्टमर सिंगापूर मधला नोकिया हा होता, जो आमच्या सुच्यो प्लांट पासून जवळजवळ ३८०० किलोमीटर दूर होता. आमच्या मालाचा पुरवठा सिंगापूर मधल्या नोकिया ला पोचायला सात दिवस लागत असत. दोनही कंपन्या ह्या व्यवस्थे बद्दल समाधानी होते. ह्याचाच अर्थ असा की ह्या पुरवठा साखळीत ह्या टोकापासून त्या टोकापर्यंत आमचा किमती साठा ७ दिवस पडून असायचा.
एके दिवशी नोकिया कंपनीच्या मुख्य व्यवस्थापकाने मला तातडीने, सिंगापूर येथे महत्वाच्या चर्चेसाठी बोलाविले. दोनच दिवसात मी आमच्या दोन वरिष्ठ मॅनेजरांबरोबर सिंगापूरच्या नोकिया प्लांटला पोचलो. चर्चेत त्यांनी आम्हाला सांगितले की मोबाईल फोन बिझिनेस मध्ये वेगाने होत असलेले बदल पाहता पुरवठा साखळीचा सात दिवसांचा कालावधी ते मान्य करू शकत नाहीत. तो वेळ (through put time, TPT) त्यांना चार किंवा त्याहीपेक्षा कमी करून हवा होता.(४२ टक्क्यांनी कमी), आणि तो सुद्धा पुढच्या १२ आठवडयातच, आणि ते जर जमत नसेल तर ते आमच्या ऐवजी दुसरा पुरवठादार शोधणार होते.
आम्ही ह्या सूचनेने गोंधळात पडलो. त्यांची मागणी आम्हाला अव्यवहार्य वाटत होती, पण एव्हढा मोठा कस्टमर गमावणे ह्याची कल्पना करणे पण आम्हाला शक्य नव्हते. ह्या परिस्थितीतून मार्ग काढावाच लागणार होता, त्याला पर्यायच नव्हता. मी करारावर सही केली, ज्यात थ्रू पुट टाइम (TPT) चार दिवसांपेक्षा कमी केला होता. हे अश्यक्यप्राय दिसणारं लक्ष्य आम्ही इतक्या कमी दिवसात कसं काय साध्य करणार होतो ह्याची आम्हाला काहीच कल्पना नव्हती.
आम्ही जड अंतःकरणाने आमच्या सुच्यो प्लांटला परतलो. दुसऱ्याच दिवशी मी आमच्या संपूर्ण मॅनेजमेंट टीमला मीटिंगसाठी बोलावले. ह्या टीममध्ये दोन डच, दोन सिंगापुरी, आणि पाच चीनी मॅनेजर होते. मी जेव्हा आमच्या प्रमुख कस्टमरच्या, (नोकियाच्या) आमच्याकडून काय अपेक्षा आहेत ते मीटिंग मध्ये सांगितलं तेव्हा ते सगळे जण दडपणाखाली आले. एव्हढ्या दूर ३८०० किलोमीटरवर पोचवायच्या मालाचा पुरवठा कालावधी ४ दिवसांच्या आत आणणं केवळ अशक्य आहे असं त्याचं मत पडलं. चीनमधून निर्यातीच्या प्रक्रियेची मला पुरेशी कल्पना नाही, असंही ते म्हणाले, जे थोडंफार खरंही होतं. पुढे मी त्यांना जेव्हा सांगितलं की त्यांच्या सगळ्या मागण्या मी मान्य केल्या आहेत, तशी करारावर मी सही पण करून आलोय, तेव्हा तर त्याच्यापैकी काहीजण उठून उभेच राहीले आणि निराशेने मान हलवत खोलीच्या बाहेर पडले. मी त्यांच्या भावना समजू शकत होतो, ती त्यांची प्रारंभीची प्रतिक्रिया होती.
दुसऱ्या दिवशी मी पुन्हा मीटिंग बोलावली. आता त्यांच्या भावनांची तीव्रता कमी झाली होती. आलेला राग थोडा मावळला होता. ते आता परिस्थितीचे गांभीर्य समजू शकत होते, कारण कंपनीचा मुख्य ग्राहकच गमावण्याची वेळ कंपनीवर येऊन ठाकली होती. आता ह्या परिस्थितीत माझे व्यवस्थापनाचे आणि बदलत्या परिस्थितीत कल्पकतेने मार्ग काढण्याचे प्रशिक्षण कामी आले. मी सर्वाना अशी सूचना केली की समस्येचा फक्त विचारच करत बसण्यापेक्षा आपण ह्या समस्येतून मार्ग काढण्यासाठी एका टीमची नियुक्ती करूया. ह्या टीममध्ये जे थेट उत्पादन प्रक्रियेशी संबंधित आहेत, तसेच क्वालिटी कंट्रोल आणि शिपिंग प्रोसेस ह्यात जे काम करत आहेत त्यांचासुद्धा समावेश करूया. ह्या विचाराशी सर्वजण सहमत झाले. काहीजण काही शंका काढू लागले त्यावर मी त्यांना सांगितले की सुरुवात करण्यापूर्वीच इतके चिंतातूर व्हायची गरज नाही. जास्तीत जास्त चांगले काम करू या. ह्यात कोणाला अपयश आले तरी त्यांना जबाबदार धरले जाणार नाही ह्याची पण मी त्यांना ग्यारंटी दिली. मार्गदर्शन करायला मी कधीही उपलब्ध असेन असेही आश्वासन दिले. काहीच न करण्यापेक्षा काहीतरी हालचाल तर सुरु करू या.
वाचकांना थ्रू पुट टाईम (TPT – through put time), ह्याची जरा कल्पना देतो. थ्रू पुट टाईम म्हणजे कोठल्याही कामाला किंवा प्रक्रियेला सुरुवातीपासून अखेरीपर्यंत लागणारा वेळ. आता आमच्या ह्या प्रोसेस मध्ये ह्यात कोणत्या गोष्टी होत्या, तर माल तयार झाल्यावर आधी आमचे क्वालिटी चेक्स, आमची तपासणी, प्याकेजिंग, निर्याती संबंधित कागदपत्रे तयार करणे, ट्रक मधून माल शांघाई ला पाठवणे, शांघाई विमान तळावर औपचरिक गोष्टींची पूर्तता, त्यानंतर सिंगापूर विमान तळावर कस्टम क्लिअरन्स, नंतर परत ट्रक ने नोकिया प्लांट पर्यंत पोहोचवणे, पुढे नोकिया कंपनीने त्याची क्वालिटी चेक करणे आणि मग अखेर तो माल त्यांच्या प्रोडक्शन लाईन्स पर्यंत पोचणे. ह्या व्यतिरिक्त आमच्या मालाचे आम्ही रोजच्या रोज शिपिंग करण्याबाबत फारसे गंभीर नव्हतो हे पण आमच्या लक्षात आले.
असं म्हणतात की हत्ती सुद्धा तुकडे तुकडे करून खाता येतो, किंवा छोटे छोटे तुकडे करून मोठी भिंत सुद्धा पाडता येते. त्याच धर्तीवर थ्रू पुट टाईम सुधारणा टीमने सुद्धा सर्व परिस्थिती लक्षात घेऊन सर्व प्रक्रियेचे छोटे छोटे टप्पे त्यांना किती वेळ लागतोय त्यानुसार केले. त्यामुळे सात दिवसांच्या वेळेचा ब्रेक अप सविस्तर पणे कळला.
आम्ही त्यानंतर ह्या छोट्या टप्प्यांवर लक्ष केंद्रित करून त्यांचे नियंत्रण करावयाचे ठरवले. आमच्या असे लक्षात आले की नोकिया प्लांट मध्ये आमच्या मालाचा जो क्वालिटी चेक होतो तो कमी करावयाचा असेल तर आम्ही पाठवतो त्या मालाची क्वालिटी सर्वोत्तम ठेवायची, ज्यामुळे मालाच्या गुणवत्ते बाबतीत नोकिया चे लोकं निर्धास्त होतील. ह्यासाठी समांतर पातळीवर काम करण्यासाठी आम्ही अजून एक टीम नियुक्त केली. ह्या टीमवर अशी जबाबदारी टाकली की मालाचे उत्पादन होत असतानाच त्यांनी त्याच्या गुणवत्ते वर, क्वालिटी वर बारीक नजर ठेवायची.
ह्या व्यतिरिक्त आम्ही असेही ठरवले की ज्या कोणाला ह्या कामात काही सूचना करायच्या आहेत त्या त्यांनी कराव्यात, त्यांचे संकलन करून उपयुक्त सूचना अंमलात आणाव्यात.
आम्ही अजून एक गोष्ट केली की ह्या कामात कोणताही सदस्य नकारात्मक भाषा बोलणार नाही. उदाहरणार्थ हे अशक्य आहे, किंवा ह्या ह्या गोष्टी घडणे शक्यच नाही, इत्यादी. उत्पादन प्रक्रियेत ज्यामुळे अडथळे येतात त्या गोष्टी किंवा कागदपत्रे तयार करण्यात ज्यामुळे दिरंगाई होते अशा सर्व गोष्टींवर उशीर होणार नाही अशी व्यवस्था निर्माण केली. एकीकडे उत्पादन प्रक्रिया चालू असतानाच कागदपत्रे तयार करणे, (documentation) आणि अधिकारपत्रे तयार करणे (authorisation) ही प्रक्रिया चालू केली. कोणत्याही अधिकाऱ्यांची सही होण्यासाठी अथवा निर्णयासाठी विलंब होणार नाही ह्याचीही व्यवस्था करण्यात आली. अशा छोट्या छोट्या कृतींमुळे एकूण थ्रू पुट टाईम वरचा परिणाम सकारात्मक वाटला.
एका प्रकारे ह्या थ्रू पुट टाईम कमी करण्याच्या प्रोसेस मध्ये आमच्या उत्पादन प्रक्रियेचा दर्जा सुधारायला मदतच झाली. आम्ही दिलेली कमिटमेंट आणि आश्वासने ह्याबद्दल नोकियाचा आमच्यावरील विश्वास वाढावा ह्यासाठी आम्ही दर आठवडयाला नोकियाला आम्ही काय करतो आहोत ह्याचा अहवाल पाठवायला सुरुवात केली. साधारण चार आठवड्यांनी आम्ही थ्रू पुट टाईम सात दिवसांवरून पाच दिवसांवर आणला.
नोकिया कंपनीच्या ऑडीट टीमने आमच्या प्लांटला भेट दिली आणि खात्री करून घेतली की ह्या प्रोसेसमध्ये आम्ही कोणतेही शॉर्ट कट [चुकीची पद्धत] घेत नाही आहोत, ज्यान्वये त्यांचा धोका वाढेल. आमच्याकडे केलेले उपाय आणि सुधारणा याची खात्री केल्यावर आणि प्रत्येक आठवडयात आमच्या पाठवलेल्या मालाच्या क्वालिटी मध्ये होणारी सुधारणा पाहून नोकिया कंपनीने त्यांच्या बाजूचे इन कमिंग क्वालिटी चेक्स थांबवले आणि आमचा माल थेट त्यांच्या प्रोडक्शन लाईनला जाईल अशी सवलत दिली.
नोकिया कंपनीने असा मदतीचा हात पुढे केल्यामुळे आमचा थ्रू पुट टाईम चार दिवसांवर आला. आमच्या मनावरचे मोट्ठे दडपण दूर झाले. आमच्या टीम सदस्यांच्या चेहऱ्यावर परत हासू दिसू लागले. आनंद आणि एक प्रकारचा थरार जो टीमने अनुभवला होता तो त्यांच्या चेहऱ्यावर आणि वागणुकीत दिसून येत होता.
गम्मत म्हणजे ही गोष्ट इथेच संपत नाही आहे. एकदा अशी यशाची चव चाखल्यावर आमच्या टीममध्ये अजून जोश संचारला. थ्रू पुट टाईम अजून कमी करता येईल का ह्या दृष्टीने त्यांचे प्रयत्न सुरूच राहीले.
आम्ही माल पाठवल्यापासून तो शांघाईला विमानात चढवे पर्यंतचा प्रोसेस परत तपासला असता आमच्या असे लक्षात आले की आत्ता पर्यंत आम्ही संध्याकाळी ट्रकने माल शांघाईला पाठवायचो, त्या ऐवजी जर आम्ही दुपारी दोनच्या आत ट्रक वर माल चढवून शांघाईला पाठवला तर तो त्याच दिवशीच्या रात्रीच्या फ्लाईटने सिंगापूरला पहाटे पोचेल.
दहाच आठवडयात आमचा दुपारी पाठवलेला माल नोकिया प्लांटला दुसऱ्या दिवशी सकाळी ९ वाजताच म्हणजे २४ तासांच्या आतच पोचू लागला. नोकिया अधिकाऱ्यांनी तर आश्चर्य चकित होऊन तोंडात बोटे घालायचीच बाकी होती. अर्थात सिंगापूर विमानतळावर [airport] कोणत्याही प्रकारचा माल उतरविण्यासाठी [मालाचे अनलोडिंग] आणि कस्टम्स क्लिअरन्स जगात सर्वात वेगवान आहे म्हणूनच हे शक्य झाले.
ह्या प्रक्रियेच्या सर्व पायऱ्या आम्ही सविस्तरपणे लिहून ठेवल्या की ज्यामुळे भविष्यात समजा काही बदल झाले तर ह्या झालेल्या सुधारणा परत मागे जाऊ नयेत. आम्ही अक्षरशः अशक्यप्राय वाटणारी गोष्ट कल्पक सुधारणा केल्यामुळे घडवून आणली होती. हा सगळा आनंदोत्सव आम्ही एक मोठी पार्टी करून आणि विशेष पारितोषिके देऊन साजरा केला. ह्या सगळ्या सुधारणांमुळे आमचा अंतर्गत क्वालिटी वरचा खर्च थोडा कमीच झाला. इंग्रजी मध्ये ज्याला icing on the cake म्हणतात त्याप्रमाणे नोकिया कडून आम्हाला येणारी पेमेंटस आम्हाला पाच सहा दिवस आधीच मिळू लागली.
माझा मोटोरोला(motorola) तत्वावरचा विश्वास अजूनच दृढ झाला. motorola तत्व असं सांगते की तुम्हाला सुधारणा करायच्या असल्या तर “ double or half “ हे प्रिन्सिपल वापरावेच लागेल.
मोटोरोला तत्व असे सांगते की, सुधारणा करायच्या असतील तर सुधारणेचे उद्दिष्ट [goal] पाच दहा टक्के न ठेवता, जी दिशा योग्य असेल त्याप्रमाणे, उद्दिष्ट कमीत कमी दुप्पट अथवा निम्मे असे ठेवा की ज्यामुळे विचारक्षमतेला पुरेशी चालना मिळेल.
******
कृती जुन्याच पद्धतीने करत राहूनसुद्धा वेगळ्या परिणामांची अपेक्षा करणे हे शुध्द वेडेपणाचे लक्षण आहे.